Sistema Integrado de Gestión
La Oficina de Sistemas Integrados de Gestión propenderá por lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio, mediante el desarrollo e implementación del enfoque por procesos y mejora continua que le permita a la Alcaldía paulatinamente construir, integrar y mantener armónicamente los diferentes Sistemas de Gestión como los son el de Calidad, el de Desarrollo Administrativo, el de Gestión Ambiental, el de Seguridad y Salud en el Trabajo, el de Seguridad de la Información, el de Gestión Documental y el de Responsabilidad Social.
Funciones
- Asegurar la implementación de las Políticas de Racionalización, Simplificación, Estandarización y Automatización de Trámites; las cuales llevan inmersa la Estrategia de Gobierno en Línea, y lineamientos estipulados por el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano
- Trabajar en coordinación con el Jefe de Control Interno y con el Jefe de la Oficina de atención al Ciudadano las metodologías, estándares y resultados que influyan sobre el Método Estándar de Control Interno –MECI, Transacciones en Línea y directrices brindadas por el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano.
- Trabajar en coordinación con los líderes y funcionarios de las diferentes dependencias de la entidad, en el proceso de implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, diseñando planes y acciones necesarias para el cumplimiento del propósito
- Presentar al Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y del SIG los resultados informes sobre las actividades realizadas por el equipo, en el proceso de implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
- Proponer al Secretario General para su consideración, las acciones correctivas o preventivas que sean necesarias para asegurar la consistencia, sostenibilidad, sustentabilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión y formular recomendaciones tendientes a corregir las no conformidades detectadas en los procesos.
- Analizar los procesos e identificar necesidades de creación y mejorar los mismos, presentando las propuestas y ajustes ante Secretario General y el Alcalde a través del Jefe de la Oficina SIG.
- Asistir técnicamente a las dependencias para la identificación de los riesgos y ser el responsable de consolidación de la matriz de riesgo institucional
- Analizar de manera periódica y sistemática los resultados de la evaluación de la satisfacción del ciudadano - cliente con la calidad de los servicios, incluyendo las PQRS y adoptar las correspondientes acciones correctivas o de mejoramiento en el marco del proceso de mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.
- Aprobar la documentación del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con lo definido en el Procedimiento de Análisis, Creación y Formalización de Documentos.
- Analizar el uso y adopción de herramientas de gestión en conjunto y coordinación con la Dirección TIC, para soportar, automatizar y optimizar los procesos, garantizando así resultados visibles sobre la gestión del mismo y mejorando la percepción del cliente interno y externo
Modelo de operación por procesos
- Resolución No 942 del 03 de noviembre de 2020: "Por medio de la cual se actualiza el mapa de procesos del Distrito Turístico, Cultural e Histórico de Santa Marta"
- Mapa de procesos: "Mapa de Procesos de la Alcaldía Distrital de Santa Marta, contenido en la Resolución No 942 del 03 de noviembre de 2020"
De acuerdo a la Resolución No 942 del 03 de noviembre de 2020: "Por medio de la cual se actualiza el mapa de procesos del Distrito Turístico, Cultural e Histórico de Santa Marta", se resuelve a actualizar el mapa de procesos que habia sido establecido en la Resolucion 3725 del 21 de junio de 2019, que a su vez era una actualización de la Resolución 037 del 11 enero del 2018, el cual ahora se integra así:
Procesos estratégicos
Procesos misionales o prestación de servicios
- Gestión para la Atención al Ciudadano
- Gestión de la Educación
- Gestión de Salud
- Gestión de Cultura
- Gestión de Hábitat
- Gestión para la Promoción Social, Inclusión y Equidad
- Gestión de Gobierno y Participación Ciudadana
- Gestión para el Desarrollo Económico y la Competitividad
- Gestión Agropecuaria
- Gestión de Infraestructura
- Gestión de la Seguridad y la Convivencia
- Gestión para la Movilidad
- Gestión del Riesgo y Cambio Climático
- Gestión de Asuntos de la Mujer y Equidad de Genero